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Herrenlose Grundstücke: Arbeitsplätze mit einem Zeitanteil, der größer ist als in der Stellenbeschreibung angegeben

Donnerstag, 5. Juli 2012

[Anfrage V/F 644]

Im Zuge der Prüfung der Vorgänge um die Herrenlosen Grundstücke wurde bekannt, dass einem Mitarbeiter des Rechtsamtes ein Zeitanteil größer 100 Prozent zugeordnet war – er also entsprechend der Stellenplatzbeschreibung mit seinem Arbeitszeitkontingent nicht auskommt. Das Rechtsamt wurde auf diesen Umstand durch das Personalamt hingewiesen. Gleiches gilt für den Sachverhalt, dass der Mitarbeiter seine Stellenplatzbeschreibung nicht unterzeichnet hat und somit unklar ist, ob ihm Details seiner Tätigkeit überhaupt bekannt waren. Dieser Missstand ist offenbar über rund 1,5 Jahre nicht korrigiert worden.

Hierzu fragen wir:

1. Welche Eskalationsautomatismen gibt es für solche Fälle – bspw. automatische Warnung der Dezernatsebene oder des Oberbürgermeisters?
2. In wie weit erhält der Personalrat von solchen Vorgängen Kenntnis?
3. Kann ausgeschlossen werden, dass andere Mitarbeiter der Stadt Leipzig ihre Arbeitsplatzbeschreibung ebenfalls nicht kennen bzw. die Kenntnis nicht durch Unterschrift dokumentiert ist?
4. Kann ausgeschlossen werden, dass weitere Mitarbeiter der Stadt Leipzig einen Zeitanteil haben, der höher ist, als die ihnen zugeordnete Stelle?

[Die  Frage wurde schriftlich durch den Beigeordneten Allgemeine Verwaltung am 18.07.2012 beantwortet]

1. Welche Eskalationsautomatismen gibt es für solche Fälle – bspw. automatische
Warnung der Dezernatsebene oder des Oberbürgermeisters?

Gesetzliche oder tarifliche Vorschriften, nach denen es Arbeitsplatzbeschreibungen geben muss, gibt es nicht. Um Tätigkeiten sachgerecht bewerten zu können, wurden ab Einführung des BAT-O (1991) sukzessive Arbeitsplatzbeschreibungen erstellt. Vor dem Hintergrund von Eingruppierungsstreitigkeiten wurde dazu übergegangen, die Arbeitsplatzbeschreibungen von den Bediensteten gegenzeichnen zu lassen und zur Personalakte zu nehmen.
Für die Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung für eine Stelle ist der jeweilige Amtsleiter
zuständig. Er trägt auch Verantwortung für die ordnungsgemäße Übertragung der für die Stelle beschriebenen Tätigkeiten auf den Beschäftigten. Wird ein Fehler festgestellt, ist der Amtsleiter dafür verantwortlich, dass dieser behoben wird. Der in der Anfrage genannte mathematische Berechnungsfehler hatte keine inhaltlichen oder zeitlichen Konsequenzen für die Arbeit des Beschäftigten, sondern resultiert lediglich aus einem Rundungsfehler. Darüber hinaus kannte der Beschäftigte seine Arbeitsplatzbeschreibung und hat dies durch Gegenzeichnung bestätigt, allerdings wurde sie nicht zur Personalakte gegeben. Dies hat eine weitere Überprüfung des Vorgangs durch die Verwaltung im Nachgang und in Auswertung der Prüfung des Rechungsprüfungsamtes ergeben.
In der zuletzt im Jahr 2009 novellierten Dienstanweisung des Oberbürgermeisters Nr.05/2009 vom 23.03.2009 „Führung von Personalakten in der Stadtverwaltung Leipzig“ ist festgelegt, dass die Arbeitsplatz-/Dienstpostenbeschreibung (mit Unterschrift des Bediensteten) Teil der Personalakte ist. Die Amtsleiter sind verpflichtet, die vom Beschäftigten gegengezeichnete Arbeitsplatzbeschreibung zur Personalakte zu geben. Die Umsetzung dieser Festlegung wird – angesichts einer Vielzahl von Personalbewegungen – durch das Personalamt gegenüber den Amtsleitern nachgehalten.
Ein automatischer Eskalationsmechanismus besteht nicht und wird auch nicht für erforderlich gehalten. Das Personalamt behält sich vor, die Bürgermeister bzw. den Oberbürgermeister über die Nichteinhaltung von städtischen Regelungen, die die Personalwirtschaft betreffen und auf Amtsebene nicht geklärt werden können, zu informieren.
2. In wie weit erhält der Personalrat von solchen Vorgängen Kenntnis?
Der Personalrat hat Zugang zu der elektronischen Ablage aller Arbeitsplatzbeschreibungen.
Ergibt sich aus der Aktualisierung einer Arbeitsplatzbeschreibung eine Veränderung in der
Bewertung und nachfolgend in der Eingruppierung für den Beschäftigten wird die
Personalvertretung beteiligt.

3. Kann ausgeschlossen werden, dass andere Mitarbeiter der Stadt Leipzig ihre Arbeitsplatzbeschreibung ebenfalls nicht kennen bzw. die Kenntnis nicht durch Unterschrift dokumentiert ist?
4. Kann ausgeschlossen werden, dass weitere Mitarbeiter der Stadt Leipzig einen Zeitanteil haben, der höher ist, als die ihnen zugeordnete Stelle?
Entsprechend der Antwort zu Frage 1 und 2 ist davon auszugehen, dass die verwaltungsinternen Regelungen durch die Amtsleiter und Sachbearbeiter beachtet werden, die Abstellung von Fehlern erfolgt und – wie auch in diesem Fall – durch das Personalamt nachgehalten wird. Die Bearbeitung und Überprüfung der Personalakten durch das Personalamt ist ein ständiger Prozess im Zusammenhang mit einer Vielzahl von Personalbewegungen. Eine vom Fragesteller gewünschte Ausschlusserklärung kann nicht gegeben werden, würde sie doch die Durchsicht mehrerer Tausend Personalakten zum Stichtag im Vorfeld erfordern und damit einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeuten.

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