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Dienstanweisung 14/2007

Mittwoch, 4. August 2010

[Anfrage V/F 175]

In der Dienstanweisung 14/2007 ist das Verfahren zur Bereitstellung von Vorlagen, Verwaltungs-standpunkten, Stellungnahmen, Anfragen, Antworten zu Anfragen, Anträgen und Berichten zum Stand der Umsetzung der Beschlüsse geregelt. Danach werden grundsätzlich Papierform und elektronische Form der Dokumente parallel verwendet.

Hierzu fragen wir:

  1. Welche Fraktionen und Stadträte leisteten der Dienstanweisung bei der Einreichung von Anfragen und Anträgen in der V. Legislaturperiode bislang nicht folge?
    a) In welchem Umfang erfolgte dies nicht?
    b) Welche Möglichkeiten sieht der Oberbürgermeister zur Durchsetzung der Dienstanweisung?
  2. Welche Dezernate und Ämter leisten der Dienstanweisung bei der Übergabe von Vorlagen, Verwaltungsstandpunkten, Stellungnahmen, Antworten zu Anfragen etc. in der V. Legislaturperiode bislang nicht vollumfänglich folge?
    a) In welchem Umfang erfolgte dies nicht?
    b) Welche Möglichkeiten sieht der Oberbürgermeister zur Durchsetzung der Dienstanweisung?
  3. Welche Bedeutung misst der Oberbürgermeister dem sog. „papierlosen Büro“ bei?

mündliche Antwort in der Ratsversammlung am 18.08.2010 (Auszug aus dem Verlaufsprotokoll):

Bürgermeister Müller bezieht sich auf den Ratsbeschluss 4/1121 aus dem Jahr 2008 und führt zu Frage 1 bzw. 1a aus, 97 Prozent der Stadträte würden ihre Anträge, Anfragen, Vorlagen und wichtigen Angelegenheiten entsprechend der vom Rat beschlossenen Verfahrensregelung in das Beratungsverfahren einbringen. Die Frage sei somit positiv zu beantworten.

Zu 1b lässt Herr Müller wissen, der Oberbürgermeister, der Ältestenrat, die Frak-tionsgeschäftsführer und alle Stadträte würden diese Verfahrensregelung kennen. Hin und wieder sollte an die Einhaltung dieser Verfahrensregelung erinnert werden. Es sei vereinbart worden, so miteinander zu verfahren, dass die Anträge und anderen Papiere des Rates entweder im Onlineverfahren oder in Schriftform mit einem entsprechenden Formular ins Verfahren gebracht würden. Dazu sei zu ergänzen, dass aufgrund der Sächsischen Gemeindeordnung eine Beschränkung des Antragsrechts nicht erfolge, wenn die Einbringung online durchgeführt werde, sie müsse aber immer auch in Papierform gewährleistet sein, denn diese sei die geltende rechtliche Form.

Auf die zweite Frage eingehend erklärt Bürgermeister Müller, die Dezernate seien verpflichtet, die angeführte Dienstanweisung aus dem Jahr 2007 einzuhalten. Die gelegentlich auftretenden Versäumnisse würden von der Verwaltung nicht toleriert. Sie nehme sowohl diese Anfrage als auch die von Herrn Maciejewski zu einem späteren Tagesordnungspunkt gestellte Frage zum Anlass, die eigenen Verfahren zu optimieren.

Zu Frage 2a trägt Herr Müller vor, für die heutige Ratsversammlung hätten gestern eine Vorlage und ein Verwaltungsstandpunkt noch nicht in elektronischer Fassung vorgelegen. Dies sei nicht hinnehmbar. Der Verwaltungsstandpunkt sei gestern noch online gestellt worden. Man diskutiere innerhalb der Stadtverwaltung darüber, dass eine Vorlage in schriftlicher Form erst dann an den Rat gegeben werden solle, wenn die elektronische Fassung beim BfR abgegeben worden sei und online geschaltet werden könne. Das sei leistbar.

Zu Frage 3 merkt Bürgermeister Müller an, er wolle sich nicht schwerpunktmäßig auf das Thema „eRIS“ beziehen. Das Informationssystem des Rates bestehe seit dem Jahr 2008 als Bestandteil des Onlineangebotes zur Vereinfachung der Ratsarbeit und der Verwaltungsarbeit insbesondere im BfR. Interessierten Bürgern sei es zugänglich. Auch aktuell archivierte Verhandlungsgegenstände könnten eingesehen werden.

Die Nutzerakzeptanz werde verwaltungsseitig als recht gut eingeschätzt. Es gebe eine neue Ausrichtung im Bereich E-Government. In seinem Bereich, so Herr Müller, werde es noch in diesem Jahr eine Vorlage geben, wonach die IT-Basisinfrastruktur und die IT-Strategie in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters beraten würden, und es erfolge dann auch eine Zuleitung an den Stadtrat. Das Gleiche treffe für eine zweite Vorlage zur weiteren E-Government-Ausrichtung innerhalb der Stadtverwaltung zu.

Im Bereich der georeferenzierten Daten und beim Thema Bürger-Bauservice solle eine Weiterentwicklung erfolgen, sodass die Brücke von demjenigen, der als Bauherr oder Architekt auf die Verwaltung zutrete, bis hin­ein in die Ämter auf elektronischem Wege geschlagen werden könne. Dies sei die mittelfristige Zielstellung.

Zusammenfassend führt Bürgermeister Müller aus, es sei klar, dass das papierlose Büro eine große Zielstellung sei, dass die Realitäten und die rechtlichen Bedingungen häufig dazu führten, dass sich diese Vorhaben nicht vollständig umsetzen ließen. Man dürfe sich nicht der Illusion hingeben, dass die Papierform zukünftig unter bestimmten Maßgaben nicht mehr notwendig sein werde.

Stadtrat Hesselbarth (FDP-Fraktion) bezieht sich auf die Überlegung, Papierform und elektronische Fassung zu synchronisieren. Er erkundigt sich, ob es schon kon­krete Vorstellungen gebe, wann dies umgesetzt werde.

Bürgermeister Müller antwortet, da es kritische Anfragen gegeben habe, fordere der Oberbürgermeister über das Büro für Ratsangelegenheiten permanent Außenstände ein. Dies sei im normalen Controlling der Dienstberatung enthalten. Bei der Online-Schaltung sei das Schwergewicht der Verwaltung in Richtung Stadtrat und Bürger gelegt worden, und in der Verwaltung selbst sei dieser Geschäftsprozess noch nicht vollständig im Sinne eines Dokumenten-Management-Systems vervollkommnet worden. Es sei durchsetzbar, dass jedes Amt und Dezernat, das eine Vorlage einbringe, darauf zu achten habe, dass sie elektronisch abgeliefert werde. Erst dann sei die Papierform herauszugeben. Dies sei ein Erziehungsprozess und nütze auch den Stadträtinnen und Stadträten, die nur noch mit elektronischen Materialien arbeiteten. Am Dienstag in der Dienstberatung sei entsprechend darüber diskutiert worden. Herr Leisner als Leiter des Büros für Ratsangelegenheiten sei einbezogen, und man werde sich schnell einigen, das Verfahren innerhalb der Verwaltung flächendeckend durchzusetzen. Es gebe zwar noch keine Entscheidung, es stünde dem aber nichts entgegen.

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