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Digitale Zuschaltung zu Präsenzsitzungen ermöglichen

Mittwoch, 21. Juli 2021

[Antrag VII-A-02467 | Status: ungeändert beschlossen]

Beschluss:

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, die Möglichkeit einer digitalen Zuschaltung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung als Gäste zu Präsenzsitzungen der Gremien des Stadtrates zu schaffen.

2. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, die Möglichkeit einer digitalen Zuschaltung für Stadträte, die nicht Mitglieder eines Gremiums sind, Ortschaftsräte und andere durch das Gremium eingeladene Gäste zu Präsenzsitzungen zu schaffen.

3. Für die Teilnahme an digitalen Sitzungen wird ein Regelwerk erarbeitet, das verbindliche Auskunft darüber gibt, unter welchen Voraussetzungen digital an Sitzungen teilgenommen werden kann.

Begründung:

Die Möglichkeit einer digitalen Zuschaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung als Gäste zu Präsenzsitzungen der Gremien des Stadtrates sorgt für mehr Flexibilität und Attraktivität der Aufgabe. Geeignete Situationen sind beispielsweise die Einbringung unkomplizierter Vorlagen, die Erörterung von Sachstandsberichten oder das Zurverfügungstehen bei eventuellen Fragen zu Tagesordnungspunkten.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter halten sich auf Abruf in ihrem Büro oder Home Office digital verfügbar oder treten unmittelbar zu einem vereinbarten Zeitpunkt der Präsenzsitzung digital bei. Auf diese Weise wird wertvolle Arbeitszeit gewonnen, Anfahrtszeit und Wartezeit vor dem Sitzungssaal durch verzögerte Diskussionen stattdessen sinnvoll genutzt. Die Stadtverwaltung stärkt so auch die Inanspruchnahme und Akzeptanz des Home Office.

Analog gestaltet sich die Teilnahme an Sitzungen als Gast auch für andere Personenkreise zur Einbringung von Anträgen oder aus anderen Beratungsgründen flexibler, wenn die eingeladenen Personen die Möglichkeit erhalten, sich für eine digitale Zuschaltung entscheiden zu können.

Ein verbindliches Regelwerk soll sicherstellen, dass sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an die vereinbarten und rechtlichen Spielregeln halten. Der Fokus liegt dabei auf der Wahrung der Vertraulichkeit der Beratungsgegenstände, dem möglichst störungsfreien Ablauf und dem Fokus auf die Sitzung.